Fazer uma excelente gestão de compras é fundamental para o sucesso financeiro do seu hotel. Muito além do processo de venda, controlar detalhadamente a aquisição de produtos para a comercialização passa por diminuir os riscos de prejuízo e analisar a rotatividade de mercadorias.
Além disso, esse setor também é responsável por mapear e escolher os fornecedores mais eficientes, alinhados com a qualidade que o seu negócio necessita. Para mais, é importante dar a devida atenção aos níveis mínimos e máximos de estoque.
No entanto, em muitos casos, na falta de um cuidado meticuloso com a estocagem, ocorrem reposições excessivas de um mesmo artigo, o que gera saturação no espaço disponível. Esse tipo de prática, quando realizada com frequência, compromete os resultados da empresa.
Nesse sentido, fica evidente que um bom desempenho na gestão de compras pode evitar muitos problemas para o seu hotel. Se você quer entender mais sobre o assunto e conhecer dicas valiosas para gerar mais rentabilidade no seu empreendimento, continue a leitura deste artigo!
Desenvolva uma política de compras
Essa é uma iniciativa indispensável para a organização das finanças do seu hotel. Vale lembrar que, como cada projeto possui especificidades, é impossível adotar um modelo que seja eficiente para todos.
Apesar disso, definir uma estrutura com regras rígidas ajudará você a lidar com uma enorme variedade de situações. Em contrapartida, a ausência dessa prática ocasiona desorganização, aumento de custos e das possibilidades de prejuízos.
Assim, é importante ressaltar que uma boa política de compras permitirá que sua gestão:
- defina um controle de qualidade;
- identifique os responsáveis por cada etapa no processo;
- garanta concordância com iniciativas de governança corporativa;
- estabeleça as práticas mais eficientes para compras;
- assegure o cumprimento dos objetivos comerciais.
Controle o seu estoque
Ter domínio do seu estoque é uma habilidade fundamental no processo de gestão de compras. Então, é imprescindível registrar com atenção a entrada e saída de cada item. Esse fluxo tem início na recepção da mercadoria e termina com a venda ao consumidor final.
Para mais, uma boa estratégia consiste em definir níveis mínimos e máximos para o seu estoque, que são determinados por meio da rotatividade de itens. Por sua vez, a rotatividade depende da taxa de ocupação do hotel, assim como da sua distância em relação aos centros de abastecimento. A partir disso, pode-se calcular o tempo de entrega dos produtos e também o espaço físico disponível para estocagem.
Isso permite a fluidez e a sustentabilidade nas finanças do negócio, além de possibilitar à gerência a negociação de melhores preços e prazos de pagamento.
Por fim, fica evidente que essa prática é indispensável para obter sucesso na gestão de compras. Vale lembrar que, controlar o estoque está diretamente ligado à personalização da experiência dos seus hóspedes, uma vez que é extremamente deselegante oferecer em seu menu produtos que estão em falta no seu hotel.
Gerencie o contato com fornecedores
Desenvolva relações fortes com seus fornecedores. Isso passa por contar com eles em trabalhos regulares e não apenas em caso de problemas ou necessidades.
Para tanto, é importante que você conheça bem o fornecedor, sua história, seus valores e seus objetivos, certificando-se de que haja alinhamento com os valores do seu próprio negócio.
Ainda nesse contexto, é importante ressaltar que a partir de um relacionamento forte, esses provedores serão mais empenhados no intuito de oferecer serviços com bom custo-benefício e alta qualidade.
Dessa maneira, confira aqui algumas excelentes práticas para construir uma forte ligação com seus abastecedores:
- proteja as informações dos seus fornecedores;
- incentive-os a criar soluções inovadoras para o atendimento da sua marca, sem limitações criativas;
- promova incentivos para desempenhos de qualidade;
- zele por contatos regulares;
- certifique-se que seus colaboradores estejam treinados para nutrir essas relações, tão cruciais para o sucesso do seu negócio.
Por fim, lembre-se que somente você e sua equipe sabem das demandas do seu hotel. Dessa forma, mesmo que a gestão tenha criado uma relação de confiança com os provedores, esteja sempre atento ao equilíbrio do seu estoque e não caia em tentações de compras que envolvam a aquisição de mercadorias desnecessárias.
Use a tecnologia como aliada
Para aprimorar ainda mais a gestão de compras do hotel, uma boa dica é utilizar a tecnologia como parceira no processo. Como exemplo, um bom software de gestão possibilita um controle mais preciso de estoques, por meio de análises de produtos que necessitam de demanda constante e, consequentemente, devem ser solicitados para reposição aos fornecedores.
Além de suprir carências, o uso da tecnologia permite identificar e solucionar a situação dos itens com pouca saída ou acumulados em estoque. Para isso, existem programas e aplicativos que te ajudam a delimitar um tempo limite de permanência do artigo, de modo a alertá-lo acerca da necessidade de diminuição de preços ou para a realização de promoções.
Esses sistemas também permitem um maior controle dos pedidos de compra, o gerenciamento e o cadastro de fornecedores, bem como a realização de emissões de notas fiscais e importação do XML da nota de compra, por exemplo.
Outra boa solução digital é a comanda eletrônica que, além de agilizar os atendimentos aos hóspedes, é fácil de utilizar e permite a personalização de pedidos.
Desse modo, com auxílio da tecnologia, ocorre uma imediata profissionalização no ciclo de compras do seu negócio. Posteriormente, há redução de custos e aumento dos lucros. Sendo assim, sempre haverá capital de giro para os investimentos necessários e inerentes ao empreendimento.
Concluindo, percebe-se que uma gestão de compras eficiente é fundamental para o sucesso das finanças do seu hotel. Para garantir mais segurança nessa área, você deve focar no desenvolvimento de uma política de compras adequada às suas necessidades, controle rigoroso de estoques, bem como um forte relacionamento com seus fornecedores e utilização da tecnologia como parceira.
Dessa forma, sua hospedagem consegue fornecer aos clientes o que eles precisam, em tempo hábil e com comodidade. Além disso, gera maior fidelização e possibilita a alavancagem dos resultados.
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