Uma boa administração hoteleira tem nos seus pilares uma gestão fiscal eficiente. Confira dicas para aplicar no seu negócio.
1. Monitore as suas finanças
O controle das finanças, com a verificação do que entra e sai do caixa, proporciona uma visão realista de quanto dinheiro o empreendimento possui. É fundamental que os valores estejam organizados em planilhas, possibilitando aos gestores o monitoramento constante, fundamentando as suas decisões e as suas ações no cotidiano, evitando prejuízos ao hotel.
Nesse controle, está incluso o controle de estoque e a gestão de compras e reservas, que possibilitam identificar despesas desnecessárias e direcionar esses recursos em ações mais relevantes para o sucesso do hotel. Em outras palavras, além de garantir as contas em dia, você terá capital para investir continuamente no seu negócio.
2. Utilize a nota fiscal eletrônica
Também conhecida como NF eletrônica ou pela sigla NF-e, a nota fiscal eletrônica é o mesmo documento fiscal antes impresso agora no meio digital e armazenado de maneira virtual.
A forma eletrônica é muito mais rápida para consulta e emissão, essas vantagens aliadas a praticidade de poder acessar virtualmente de locais diferentes agilizam todo o processo burocrático. Hoje, através do meio eletrônico, localizar uma nota, leva segundos. Na forma de papel arquivado, seriam minutos, ou em casos de notas antigas, horas.
Com a NF-e não há extravio, e pode mandar quantas copias forem necessárias, pois basta enviar por e-mail, uma vez que a reprodução do original não exige autenticação.
3. Elabore um calendário de pagamentos
Entre tantos regimes tributários, fornecedores e investimentos, o pagamento precisa de um calendário inteligente. Não cumprir uma data legal, ou um compromisso fiscal pré estabelecido, além do transtorno interno, pode gerar toda uma cadeia de agravantes e má imagem para a marca que podem ser o fator diferenciado no sucesso da empresa.
Com um aplicativo de gestão, ou uma planilha detalhada, você pode integrar um calendário detalhado, e assim identificar com facilidade como será o seu fluxo de gastos ao longo dos próximos períodos, e começar a se planejar com longa data.
4. Desenvolva uma política de compras
Essa é uma iniciativa indispensável para a organização das finanças do seu hotel. Assim, é importante ressaltar que uma boa política de compras permitirá que sua gestão possa definir um controle de qualidade superior. Tenha registro das etapas do processo e possa melhorar o sistema mês a mês. Além de ter parâmetros para poder se tornar mais eficiente e poder alinhar junto a outros setores do hotel como o gerencial e o comercial.
5. Use a tecnologia como aliada
Gestão financeira e fiscal, são um assunto totalmente conectado as tecnologias e modernidades digitais. No cenário atual do mercado brasileiro, é imprescindível utilizar de programas e sistemas para ser competitivo e oferecer um serviço diferenciado para seu público.
Não é incomum, um empresa em crescimento começar a ter uma gestão financeira complexa, de modo que o volume de compromissos e informações sejam tão volumosos que uma planilha ou agenda não terá mais qualidade para administração estas ações.
A automatização dos serviços é uma tendência e em muitos segmentos um obrigatoriedade atualmente.
Pense em um sistema que permita o pedidos de compra, o gerenciamento e o cadastro de fornecedores, bem como a realização de emissões de notas fiscais e importação do XML da nota de compra, por exemplo. Sua empresa ganha muito em tempo e qualidade.
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