Administrar um negócio hoteleiro pode ser complexo, são várias tarefas a serem feitas, como recepção, reservas, estoques, manutenção, governança e muito mais. É justamente para facilitar esse trabalho que existe software para hotéis e pousadas. Além de auxiliar em todo o gerenciamento do empreendimento, ele ainda contribui para eliminar as tarefas burocráticas do dia a dia, liberando a gerência para atividades mais estratégicas.
Desse modo, aderir a um bom suporte tecnológico é uma estratégia competitiva. Confira os principais motivos para investir em um software de gestão hoteleira e como isso pode ser um diferencial para o seu empreendimento.
Como funciona o software de gestão hoteleira?
Também conhecidos como PMS (Property Management Systems, ou, em português, “Sistemas de Gestão de Propriedade”), os softwares de gerenciamento hoteleiro são essenciais para viabilizar a operação de hotéis e demais estabelecimentos do gênero, como pousadas e hostels.
Um bom PMS integra, em um único sistema, todas as informações referentes ao local, incrementando o seu serviço e otimizando a maneira como os trabalhos de rotina serão feitos.
Assim, você consegue configurar o sistema de reservas do seu negócio, fazendo, por exemplo, a gestão de todas as agências de viagem on-line (OTAs). Além de administrar as operadoras, isso também permite que você receba, em tempo real, as informações relevantes para providenciar melhorias no seu estabelecimento.
Como o software ajuda na administração do seu hotel ou pousada?
Automatização dos processos
Um bom software de gestão hoteleira conta com várias funções, todas elas voltadas à otimização dos processos. Isso porque essas tecnologias são pensadas para promover uma experiência diferenciada ao cliente, desde o momento do check-in até a saída.
Nesse sentido, nos dias atuais, é importante garantir agilidade e confiança para o hóspede. Essa postura, além de aumentar a fidelização de hóspedes, demonstra respeito às pessoas que confiaram nos seus serviços.
Então, com o intuito de otimizar processos, os softwares são boas opções porque agilizam os procedimentos diários. Confira alguns deles abaixo.
Cadastro de clientes
Fazer um cadastro de hóspedes é uma medida importante a ser tomada com o objetivo de atender as suas expectativas. Essas informações são importantes não somente em nível operacional, como também para o planejamento estratégico do seu hotel.
Agendamento de reservas
Esse é um ponto crucial para o sucesso de qualquer negócio do ramo de hospedagem. Nessa perspectiva, um software eficiente é capaz de agendar e gerenciar as reservas no seu hotel. Além disso, esse sistema evita erros como reservas acima da capacidade ou entregas de acomodações diferentes das solicitadas.
Registro de consumo
Na gestão de um empreendimento hoteleiro, uma das tarefas diárias é realizar o controle de consumo dos hóspedes. Para isso, os softwares também são boas alternativas.
Essa ferramenta possibilita, por exemplo, verificar os frigobares, serviços de quarto e pedidos no bar e no restaurante. Isso permite que você antecipe necessidades e conheça os produtos indispensáveis para cada cliente.
Organização dos quartos
Um bom sistema de gestão facilita a organização das acomodações para quem deseja entregar uma experiência personalizada.
Vale ressaltar que ninguém gosta de ser atormentado por funcionários de um hotel quando está em um momento de descanso. Na mesma lógica, negligenciar a limpeza, a troca de roupas de cama e toalhas representa para o cliente um descaso por parte da gerência.
Essa tecnologia evita desgastes na relação com o hóspede, uma vez que dialoga com ele a respeito da necessidade de um serviço de quarto.
Redução de custos
Na governança de um empreendimento hoteleiro, é crucial eliminar despesas desnecessárias, além de fazer uma gestão eficiente do fluxo de caixa e acompanhar detalhadamente todas as operações financeiras.
Com essa finalidade, um software de gestão hoteleira auxilia nas readequações primordiais, sem deixar de priorizar o merecido conforto dos clientes.
Outro ponto relevante em que essa tecnologia tem utilidade é no controle de estoque para gestão de compras do hotel. Dessa forma, você fica ciente quando mercadorias atingirem seus níveis mínimos e máximos, além de ter a possibilidade de programar seu contato com os fornecedores de uma maneira mais eficiente.
Otimização do tempo
Um sistema de gerenciamento para o seu negócio ajuda você a economizar tempo e agilizar processos. Além de automatizar processos manuais, assume funções que geram mais tempo livre para os colaboradores pensarem em iniciativas importantes para o sucesso da marca, como aprofundar o relacionamento com os clientes.
Para mais, a tecnologia fornece importantes dados sobre o desempenho dos funcionários, o que possibilita melhorias em tempo hábil por meio de treinamentos, por exemplo.
Confira outras vantagens de utilizar um software de gestão
Segurança de informações
Relatórios, gráficos, cadastros de hóspedes e históricos de reservas são algumas das informações cruciais para um hotel. Sendo assim, um bom software de gestão hoteleira permite também a segurança desses dados.
Para as tarefas citadas, utilizar apenas papel e caneta é uma alternativa perigosa. Isso porque ocasiona eventualmente o acontecimento de perdas, imprecisão de dados, esquecimentos e problemas com segurança.
Diante disso, com o respaldo da tecnologia, as informações importantes são armazenadas eletronicamente com cópias. Assim, por meio de backups automáticos, os dados ficam protegidos e se tornam excelentes referências para realizar o planejamento e executar ajustes na estratégia do seu negócio.
Atendimento personalizado
As tecnologias para gestão de um hotel são boas alternativas para quem deseja prestar um atendimento de primeira. Assim como qualquer cliente, os hóspedes também esperam um tratamento de qualidade e diferenciado.
No contexto da vida contemporânea, uma forma de encantar as pessoas é demonstrar agilidade no atendimento. Dessa forma, proporcionar uma experiência que mescle a humanização com a informatização é uma estratégia que mostra a sua preocupação com o bem-estar do cliente.
Por fim, é importante lembrar que o software de gestão hoteleira ajudará você na tarefa de coletar informações preciosas de seus visitantes. A partir disso, seus colaboradores terão a oportunidade de trabalhar em um atendimento zeloso, o que vai diferenciar o seu hotel da concorrência e ocasionará alavancagem de resultados.
Posicionamento on-line da marca
Investir em tecnologias de gerenciamento também é uma forma de aumentar a sua autoridade na internet. Essa estratégia envolve a criação de um site bem estruturado e fácil de usar e a interação por meio das redes sociais, por exemplo.
Nesse sentido, um software de gestão é o responsável por processos de reservas on-line e envio de vouchers automáticos aos viajantes. Essa facilidade, somada a uma boa experiência dentro das dependências do seu estabelecimento, impulsionará a relevância das suas mídias nos resultados dos motores de pesquisa.
Tudo isso gera a fidelização de clientes e o aumento da popularidade da marca, o que mantém o seu negócio lucrativo e valoroso.
Como implantar no seu estabelecimento?
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