Só quem administra um hotel sabe como é complexo lidar com todos os detalhes dessa operação, não é mesmo? São várias as tarefas a serem feitas: recepção, reservas, estoques, manutenção, governança… Enfim, a lista vai longe.
É justamente para facilitar esse trabalho que existe o software para hotel. Além de auxiliar em todo o gerenciamento do empreendimento, ele ainda contribui para eliminar as tarefas burocráticas do dia a dia, liberando a gerência para atividades mais estratégicas.
Neste artigo, vamos mostrar por que vale a pena aderir a um software de gestão hoteleira. Você vai ver em detalhes as várias vantagens dessa ferramenta, além de descobrir como a administração do seu hotel, pousada ou hostel pode ficar muito mais simples e eficiente.
E aí, ficou interessado? Então continue com a gente e siga a leitura!
Como funciona o software para hotel?
Também conhecidos como PMS (Property Management Systems, ou, em português, “Sistemas de Gestão de Propriedade”), os softwares de gerenciamento hoteleiro são essenciais para viabilizar a operação de hotéis e demais estabelecimentos do gênero, como pousadas e hostels.
Um bom PMS integra, em um único sistema, todas as informações referentes ao local, incrementando o seu serviço e otimizando a maneira como os trabalhos de rotina serão feitos.
Assim, você consegue configurar o sistema de reservas do seu negócio, fazendo, por exemplo, a gestão de todas as agências de viagem on-line (OTAs). Além de administrar as operadoras, isso também permite que você receba, em tempo real, as informações relevantes para providenciar melhorias no seu estabelecimento.
Como esse software ajuda na administração do seu hotel ou pousada?
Nos dias de hoje, é praticamente impossível administrar uma operação hoteleira sem o auxílio de um bom software de gerenciamento. As ferramentas de automação, por exemplo, tornaram-se essenciais no trabalho de controlar os custos e as reservas.
Com a importância cada vez maior de uma boa reputação nas redes sociais e em sites especializados, como o TripAdvisor, é preciso ter muita cautela: até o mais simples engano pode ser percebido como um erro grave, prejudicando a imagem do seu estabelecimento.
Sendo assim, por mais que o sistema não seja visível para o hóspede, ele acaba sendo o maior beneficiado — já que, a partir dos dados inseridos no software, fica muito mais fácil identificar o perfil do cliente e oferecer a ele um atendimento sob medida.
A seguir, listamos para você alguns dos principais benefícios de um software para hotel. Confira!
Mais agilidade no atendimento
Um dos maiores benefícios de um bom PMS é, sem dúvida, a capacidade de facilitar a rotina de trabalho dos colaboradores. Com um ambiente mais organizado, é possível atender aos hóspedes com menos esforço e muito mais eficiência, o que demonstra o seu compromisso com o bem-estar de todos os clientes.
Maior organização operacional
As tarefas operacionais de rotina podem exigir mais esforços do que você imagina: uma simples automação de algumas delas já proporciona um considerável ganho de tempo, que pode ser usado para executar atividades muito mais estratégicas.
Um PMS eficiente permite cadastrar todos os dados relativos à administração do local — como hóspedes, apartamentos, funcionários, fornecedores, tarifas diárias, produtos, serviços, veículos e muito mais.
Além disso, torna possível realizar várias movimentações financeiras pelo próprio sistema, como o pagamento de boletos de fornecedores, caixa, banco, consumo interno, entre outros.
Mais segurança às suas informações
Com um serviço de reservas on-line, a tecnologia permite que o próprio cliente preencha as suas informações cadastrais. Assim, o colaborador pode acessar o histórico do cliente e, se necessário, oferecer benefícios especiais.
O sistema também permite que o hotel administre suas informações com muito mais segurança, já que a entrada e saída dos hóspedes é feita ao mesmo tempo, com todos os dados criptografados e salvos na nuvem.
Maior eficiência no controle fiscal
Os órgãos do governo também têm investido em tecnologia para garantir a fiscalização e arrecadação de impostos, bem como para combater a sonegação.
Por isso, é fundamental ter um software para hotel que facilite a gestão financeira, combinando o processo de vendas, emissão de nota e prestação de contas ao fisco — com direito a transmissão simultânea de dados para o sistema da Receita.
Mais economia a longo prazo
Não bastasse o fato de deixar o seu hotel muito mais simples de ser administrado, o software de gestão hoteleira também elimina algumas tarefas burocráticas, o que economiza tempo e evita gastos desnecessários.
Além disso, sua base de dados também oferece informações de alta qualidade, disponibilizando itens vitais para uma análise ou estudo.
Isso possibilita que os gestores sejam mais estratégicos e tomem as melhores decisões possíveis ao gerir o seu negócio, conseguindo uma melhor taxa de ocupação e aumentando cada vez mais as receitas.
Como implantar esse software no seu estabelecimento?
Com todos os benefícios que acabamos de listar, você já está em condições de saber o mínimo que um software para hotel deve oferecer.
Agora, para que você tenha os resultados desejados, é essencial que reflita sobre as suas outras necessidades e escolha um sistema que também seja rápido, confiável e seguro — afinal, os dados mais importantes do seu estabelecimento trafegarão por lá.
O software HMAX é uma boa opção para você avaliar: ele foi desenvolvido por uma empresa de software que também administra um hotel real, e é capaz de atender a empreendimentos de pequeno, médio e grande porte.
Com capacidade de realizar operações de check-in ou check-out em apenas 10 segundos, ele ainda possui mais de 30 módulos complementares e integrados. Você pode baixar uma versão de demonstração gratuitamente, se desejar.
No fim das contas, o importante é não adiar essa decisão por muito tempo, já que cada dia sem um bom PMS significa menor produtividade e lucratividade.
Viu só como um software para hotel pode fazer toda a diferença na organização do seu estabelecimento? Se você ainda ficou com alguma dúvida ou deseja receber mais informações sobre isso, entre em contato conosco agora mesmo. Teremos o maior prazer em ajudar você. Até o próximo artigo!
