Você quer elevar a ocupação média do seu estabelecimento? Então, lançar um evento no hotel pode ser uma grande oportunidade para alavancar a taxa de ocupação, atrair e fidelizar clientes e, ainda, aumentar o faturamento da empresa.
Os eventos corporativos são excelentes ocasiões para atrair a visibilidade desejada. Por exemplo, nas festas de final de ano, muitas empresas procuram hotéis para realizar suas confraternizações por conta da comodidade e da excelência no atendimento.
Neste artigo, vamos explicar com mais detalhes quais são os benefícios de sediar um evento corporativo, como se preparar para a confraternização e os principais cuidados necessários para garantir a satisfação do cliente. Ficou interessado? Então continue a leitura!
Quais são as vantagens do evento no hotel?
Sediar um evento corporativo pode trazer uma série de benefícios para o estabelecimento. Confira!
Aumenta a média de ocupação no hotel
Muitos dos convidados que frequentam a confraternização de final de ano da empresa acabam se hospedando no hotel na noite da festa. Isso evita transtornos logísticos e traz mais comodidade para o visitante.
Pode-se, portanto, oferecer um desconto especial para os convidados da festa, de modo a estimular o aumento no número de reservas para a data da ocasião.
Ajuda no fortalecimento da marca junto ao mercado corporativo
Quando a empresa é bem conceituada no mercado de trabalho, seus parceiros também são beneficiados com a sua boa reputação. Portanto, sediar um evento corporativo de uma companhia renomada no mercado pode gerar uma mídia espontânea positiva para a rede hoteleira.
Auxilia na fidelização de clientes
Ao oferecer uma experiência positiva aos convidados — e eventuais hóspedes —, é muito provável que eles retornem ao hotel para outras ocasiões.
Além disso, o evento no hotel também é uma oportunidade de fidelizar a própria empresa para futuras confraternizações.
Aumenta o faturamento do hotel
O evento no hotel é uma excelente forma de gerar receita com algo além das reservas e estadias de hóspedes. Ainda que a empresa contrate serviços terceirizados para o evento — como buffet e decoração —, a própria locação do espaço já oferece um retorno financeiro positivo para o estabelecimento.
Ajuda a divulgar oportunidades de estadias sazonais
Que tal aproveitar o evento no hotel para divulgar oportunidades de hospedagem nos períodos em que a ocupação é mais baixa, devido à sazonalidade? Para isso, pode-se deixar um voucher na recepção divulgando as datas promocionais, o que pode estimular o número de reservas durante períodos de baixa temporada.
Como organizar um evento empresarial de final de ano?
Organizar um evento corporativo de final de ano não é simples, especialmente considerando a estação: nessas épocas, é comum que o hotel receba mais hóspedes, já que o período do final de ano é considerado de alta temporada.
Portanto, é preciso muito preparo a fim de garantir que o evento seja um sucesso para o seu cliente e seus convidados.
Confira abaixo as dicas que separamos para sediar uma confraternização empresarial.
Avalie a capacidade do hotel em receber todos os convidados
A primeira medida que vai determinar o sucesso do evento é a avaliação da capacidade de ocupação do hotel. É preciso analisar com cuidado se o salão de festas, auditório e áreas comuns são capazes de comportar o número de convidados estimados para a festa.
Avalie a estrutura do espaço
Analisar as condições físicas do ambiente também é outra ação fundamental para garantir a satisfação do cliente. Para isso, verifique a infraestrutura do local e faça uma análise criteriosa do local. Avalie aspectos como:
- presença de sujeira e mofo no chão e paredes do espaço;
- presença de cupins e outras pragas na mobília;
- condições dos estofados que serão utilizados no espaço — deve-se, por exemplo, verificar a presença de manchas e rasgos;
- funcionamento da rede elétrica e hidráulica;
- entre outros aspectos.
É fundamental que essa avaliação seja feita com cuidado, de modo a impedir frustrações e más impressões sobre o local.
Faça um checklist de segurança
Há saídas de emergência suficientes no espaço? A sinalização está adequada para o caso de uma emergência? Existem instruções de segurança que devem ser cumpridas para garantir a integridade física de todos os convidados?
É fundamental que o hotel faça uma vistoria de segurança no local antes de sediar o evento, de modo a evitar possíveis transtornos.
Teste a velocidade da rede Wi-Fi
Nos eventos corporativos, a estabilidade de sinal Wi-Fi é muito importante. Isso porque, além de apresentações on-line, a empresa contratante pode ter o interesse em realizar transmissões ao vivo, que dependem diretamente de uma boa conexão. Além disso, os próprios convidados também podem precisar da conexão durante o evento. Portanto, é muito importante realizar testes para garantir o bom funcionamento da rede.
Invista em uma ferramenta para o credenciamento
Investir em uma ferramenta que auxilie no credenciamento é outra ação importante para garantir o sucesso do evento. Para isso, deve-se exigir uma lista completa não apenas dos convidados, mas dos funcionários, prestadores de serviço e profissionais da imprensa que também atenderão ao evento. Isso evita transtornos e frustrações logo na chegada.
Quais são os cuidados necessários para o evento no hotel?
Existe uma série de cuidados que merecem atenção redobrada da equipe que sediará o evento. Confira abaixo as principais delas.
Qualidade no atendimento
O atendimento é um dos principais elementos que merecem cuidado, já que ele impacta diretamente na experiência dos convidados. É importante que a equipe seja muito bem treinada e preparada para atender eventos de grande porte, de modo a prevenir quaisquer transtornos.
Segurança dos hóspedes
Durante eventos com uma grande concentração de pessoas, é fundamental prezar pela segurança dos convidados. Por isso, a presença de seguranças e uma equipe de enfermaria é muito importante na eventualidade de algum infortúnio.
Limpeza e organização
A higienização do local e a administração também são fundamentais para garantir a satisfação de todos os convidados. Por isso, é importante contar com uma equipe ágil e atenta, que auxiliará a manter a ordem durante o evento.
Sediar um evento no hotel pode ser uma grande oportunidade para o estabelecimento — mas o serviço também vem acompanhado de muitos desafios. Portanto, é essencial avaliar com atenção todos os aspectos necessários para garantir um evento de sucesso!
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