Se você trabalha na hotelaria, sabe que a gestão financeira pode ser um desafio, especialmente quando se trata de conciliar os pagamentos recebidos por cartões de crédito e débito. É uma tarefa que consome tempo e pode ser repetitiva e monótona, principalmente quando há um grande volume de títulos para validar e quitar. Mas temos uma boa notícia: a HMAX tem a solução perfeita para você!
O desafio da conciliação de cartões na hotelaria
O cartão de crédito/débito é a forma de pagamento mais utilizada nos hotéis. Dependendo da época do ano, o volume de recebimentos em cartões pode ser muito alto, gerando muitos títulos para serem validados e quitados. Além disso, muitos valores podem ser parecidos ou até mesmo iguais, o que traz para o setor financeiro uma alta demanda para validação dos valores para então informar para o sistema se o valor foi recebido ou não.
A conciliação de cartões é o processo de verificação das transações financeiras realizadas com cartões de crédito e débito. Esse processo envolve a comparação e a conciliação dos registros internos do hotel, que contêm informações sobre as transações realizadas, com os registros fornecidos pela operadora do cartão ou adquirente.
A conciliação de cartões é essencial para garantir a precisão e a integridade das transações, bem como para identificar discrepâncias, erros ou fraudes. Durante a conciliação, são verificados aspectos como valores das transações, datas, números de cartão, taxas e outros detalhes relevantes.
Normalmente, a conciliação de cartões é realizada diariamente, para qualquer problema ser identificado e resolvido rapidamente. Essa verificação ajuda a assegurar que todas as transações sejam registradas corretamente no seu PMS e que os valores correspondam aos registros fornecidos pela operadora do cartão ou adquirente.
Além disso, a conciliação de cartões também pode incluir a análise de estornos, cancelamentos, chargebacks (quando uma transação é contestada pelo titular do cartão) e outras situações que podem afetar as transações do seu hotel.
A conciliação de cartões é uma prática importante para manter a transparência financeira, evitar erros e inconsistências nas transações com cartão e garantir a conformidade com as políticas e regulamentos aplicáveis.
A solução HMAX para conciliação de cartões
Aqui na HMAX, desenvolvemos uma solução integrada que simplifica todo esse processo. Quando o setor de recepção e reservas lança o valor no sistema, precisa informar o código NSU. Como o sistema tem seus módulos integrados, ao finalizar o lançamento, automaticamente é gerado um título a receber no financeiro com todas as informações importantes como data de recebimento, taxas do cartões, etc.
No setor financeiro, é necessário apenas baixar o extrato da operadora de cartão, importar no sistema e voilà! O próprio HMAX mostra se há alguma divergência e sugere a correção (desde que a divergência seja menor que 10%).
Como alcançar a eficiência da conciliação de cartões?
Registre todas as transações
É importante manter um registro completo de todas as transações realizadas com cartões de crédito nos hotéis. Isso inclui detalhes como data, valor, número do cartão, nome do titular do cartão e tipo de transação (por exemplo, pagamento de diária, serviços adicionais, etc.). Utilize um sistema de gerenciamento de propriedades (PMS) confiável para registrar e acompanhar todas as transações.
Faça conciliações diárias
Faça a conciliação diária das transações de cartões para garantir que os registros financeiros estejam atualizados e precisos. Compare as transações registradas no sistema PMS com os relatórios das operadoras de cartão de crédito para identificar discrepâncias ou erros.
Utilize sistemas automatizados de conciliação
Considere a utilização de sistemas automatizados de conciliação de cartões, que podem agilizar o processo e reduzir erros. Esses sistemas podem importar dados dos relatórios das operadoras de cartão de crédito e compará-los automaticamente com os registros internos do hotel, identificando discrepâncias de forma mais eficiente.
Faça a conciliação em etapas
Divida o processo de conciliação em etapas para facilitar a identificação de erros. Por exemplo, comece comparando o número total de transações registradas no sistema com o número total de transações nos relatórios da operadora de cartão de crédito. Em seguida, verifique se os valores correspondem. Dessa forma, é mais fácil localizar e corrigir discrepâncias.
Realize auditorias peródicas
Além da conciliação diária, faça auditorias periódicas mais detalhadas para garantir a precisão dos registros financeiros. Isso envolve uma revisão mais aprofundada das transações, a comparação de recibos físicos com os registros eletrônicos e a análise de padrões ou tendências incomuns.
Esteja por dentro das orientações das operadoras
As políticas e os procedimentos das operadoras de cartão de crédito podem mudar ao longo do tempo. Mantenha-se atualizado com essas mudanças para garantir a conformidade e evitar problemas de conciliação. Esteja ciente das taxas aplicáveis, prazos de liquidação e quaisquer regras específicas que afetem o processo de conciliação.
Mantenha sua equipe afiada
Certifique-se de que a equipe responsável pela conciliação de cartões esteja devidamente treinada e atualizada sobre os procedimentos corretos. Isso inclui o treinamento adequado no uso do sistema PMS, a compreensão das políticas e procedimentos das operadoras de cartão de crédito e a capacidade de identificar e resolver problemas de conciliação.
Benefícios da conciliação de cartões HMAX
A nossa solução para conciliação de cartões oferece vários benefícios para a gestão do seu hotel. Ela agiliza a resolução de possíveis erros e melhora a gestão do tempo, permitindo que a equipe financeira se concentre em tarefas mais estratégicas.
Com a HMAX, você pode dizer adeus ao tempo perdido para quitar todos os títulos em aberto e ao trabalho repetitivo, monótono e cansativo. Estamos aqui para tornar a gestão do seu hotel mais eficiente e menos estressante.
Experimente a solução de Conciliação de Cartões da HMAX e veja a diferença que ela pode fazer na gestão financeira do seu hotel. Estamos à disposição para ajudá-lo a implementar essa solução e responder a qualquer dúvida que você possa ter. Entre em contato conosco hoje mesmo!
