A conciliação de cartões é o processo de verificação das transações financeiras realizadas com cartões de crédito ou débito. Esse processo envolve a comparação e a conciliação dos registros internos do hotel, que contêm informações sobre as transações realizadas, com os registros fornecidos pela operadora do cartão ou adquirente.
A conciliação de cartões é essencial para garantir a precisão e a integridade das transações, bem como para identificar discrepâncias, erros ou fraudes. Durante a conciliação, são verificados aspectos como valores das transações, datas, números de cartão, taxas e outros detalhes relevantes.
Normalmente, a conciliação de cartões é realizada diariamente, para qualquer problema ser identificado e resolvido rapidamente. Essa verificação ajuda a assegurar que todas as transações sejam registradas corretamente no seu PMS e que os valores correspondam aos registros fornecidos pela operadora do cartão ou adquirente.
Além disso, a conciliação de cartões também pode incluir a análise de estornos, cancelamentos, chargebacks (quando uma transação é contestada pelo titular do cartão) e outras situações que podem afetar as transações do seu hotel.
A conciliação de cartões é uma prática importante para manter a transparência financeira, evitar erros e inconsistências nas transações com cartão e garantir a conformidade com as políticas e regulamentos aplicáveis.
COMO ALCANÇAR A EFICIÊNCIA DA CONCILIAÇÃO DE CARTÕES?
REGISTRE TODAS AS TRANSAÇÕES
É importante manter um registro completo de todas as transações realizadas com cartões de crédito nos hotéis. Isso inclui detalhes como data, valor, número do cartão, nome do titular do cartão e tipo de transação (por exemplo, pagamento de diária, serviços adicionais, etc.). Utilize um sistema de gerenciamento de propriedades (PMS) confiável para registrar e acompanhar todas as transações.
REALIZE CONCILIAÇÕES DIÁRIAS
Faça a conciliação diária das transações de cartões para garantir que os registros financeiros estejam atualizados e precisos. Compare as transações registradas no sistema PMS com os relatórios das operadoras de cartão de crédito para identificar discrepâncias ou erros.
UTILIZE SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE CONCILIAÇÃO
Considere a utilização de sistemas automatizados de conciliação de cartões, que podem agilizar o processo e reduzir erros manuais. Esses sistemas podem importar dados dos relatórios das operadoras de cartão de crédito e compará-los automaticamente com os registros internos do hotel, identificando discrepâncias de forma mais eficiente.
FAÇA A CONCILIAÇÃO EM ETAPAS
Divida o processo de conciliação em etapas para facilitar a identificação de erros. Por exemplo, comece comparando o número total de transações registradas no sistema com o número total de transações nos relatórios da operadora de cartão de crédito. Em seguida, verifique se os valores correspondem. Dessa forma, é mais fácil localizar e corrigir discrepâncias.
REALIZE AUDITORIAS PERIÓDICAS
Além da conciliação diária, faça auditorias periódicas mais detalhadas para garantir a precisão dos registros financeiros. Isso envolve uma revisão mais aprofundada das transações, a comparação de recibos físicos com os registros eletrônicos e a análise de padrões ou tendências incomuns.
MANTENHA-SE ATUALIZADO COM AS POLÍTICAS DAS OPERADORAS DE CARTÃO DE CRÉDITO
As políticas e os procedimentos das operadoras de cartão de crédito podem mudar ao longo do tempo. Mantenha-se atualizado com essas mudanças para garantir a conformidade e evitar problemas de conciliação. Esteja ciente das taxas aplicáveis, prazos de liquidação e quaisquer regras específicas que afetem o processo de conciliação.
TREINE A EQUIPE ADEQUADAMENTE
Certifique-se de que a equipe responsável pela conciliação de cartões esteja devidamente treinada e atualizada sobre os procedimentos corretos. Isso inclui o treinamento adequado no uso do sistema PMS, a compreensão das políticas e procedimentos das operadoras de cartão de crédito e a capacidade de identificar e resolver problemas de conciliação.
CONCLUSÃO
Em um ambiente cada vez mais digital e dependente de transações eletrônicas, a conciliação de cartões se torna ainda mais crucial, ao desempenhar um papel vital na gestão financeira dos hotéis, assegurando a precisão, a transparência e a segurança das transações com cartão.
É uma prática essencial para manter a integridade dos registros financeiros, minimizar erros, reduzir riscos e fornecer uma experiência confiável aos hóspedes. Ao investir tempo e recursos nesse processo, os hotéis estão construindo uma base sólida para uma operação financeira eficiente e bem-sucedida.
