Para que o seu hotel alcance o sucesso e, também, o reconhecimento do público, é preciso que ele cumpra as exigências mínimas para satisfazer o cliente e ainda as supere, causando encantamento e uma experiência memorável com a sua marca.
No entanto, para que tudo isso seja possível, é preciso investir no gerenciamento do seu hotel, adotando as melhores práticas e aderindo a tendências que possam otimizar seus serviços.
Por isso, separamos para você um conteúdo explicativo com aquilo que é necessário saber para implementar a integração de processos no seu hotel e melhorar ainda mais a relação com os seus hóspedes! Vamos conferir?
A importância dos processos integrados
As consequências mais comuns para quem não dispõe de um sistema de integração de processos são o desperdício de recursos (como tempo, materiais e até dinheiro) e a falta de alinhamento das informações disponíveis.
Parece pouco, mas esses dois fatores atuando juntos, dentro de um hotel, podem significar a ruína do negócio em pouco tempo.
O motivo é que, sem as informações necessárias, as equipes perdem muito tempo alinhando seus conhecimentos sobre os fatos ocorridos e isso resulta em desperdício de tempo. Mas não para por aí, além de perder horas tendo que repassar e buscar informações, muitas vezes elas são divergentes entre as áreas envolvidas e acabam prejudicando os dados reais, ou seja, eles perdem credibilidade.
Agora, imagine toda essa confusão em nível de processo decisório. O gestor precisa de dados reais para saber quais escolhas serão benéficas para o hotel, no entanto, as informações não estão disponíveis ou, pior, não batem.
Com os processos integrados, a informação fica sempre à disposição de todas as áreas envolvidas, aumentando a praticidade e a eficácia de cada processo. Com isso, os riscos de perda de recursos são expressivamente menores do que naqueles casos em que os processos estão desalinhados.
Já a consequência, nessa situação, é uma gestão mais ágil e acertada, na qual não é necessário esperar até o final do mês para conseguir identificar um gargalo operacional. Porém, é preciso informar que os benefícios não se resumem apenas a uma comunicação mais eficiente e isso é o que veremos a seguir.
Os benefícios de uma gestão integrada
Imagine uma gestão na qual você tem acesso a todas as informações indispensáveis para o negócio, conforme citado no tópico anterior, atualizadas em tempo real. Com isso, torna-se possível aumentar o poder de controle sobre as atividades, a necessidade e, também, a qualidade de sua execução.
Para que você tenha uma rápida noção do quanto isso pode impactar positivamente a gestão do seu hotel, listamos os principais benefícios percebidos com a integração de processos, veja:
- processos internos mais claros e transparentes;
- fluxos de trabalho organizados;
- público interno satisfeito e motivado;
- falhas e desperdícios reduzidos;
- recursos mais bem utilizados;
- riscos inerentes a atividade controlada;
- clientes encantados e com experiências memoráveis;
- imagem da empresa consolidada positivamente;
- condições de competitividade reforçadas.
Com isso tudo, o hotel tem a oportunidade de direcionar a sua atenção para o aperfeiçoamento dos processos internos e para o aumento da qualidade da sua entrega.
A facilitação da gestão ocorre a partir do momento em que todas as áreas da empresa são capazes de perceber que suas atividades são complementares e, por isso, é tão importante que as informações não sejam apenas monitoradas, mas utilizadas a favor das operações de cada setor.
Portanto, isso se configura como uma oportunidade única para alinhar diferentes setores e equipes, fazendo com que eles trabalhem de forma colaborativa.
Em resumo, integrar os processos aumenta o poder de controle sobre a qualidade do trabalho, proporciona maior organização e, consequentemente, mais tempo para que os colaboradores desenvolvam suas atividades, além de tornar a empresa mais ágil na execução dos seus serviços, na resolução dos problemas e no relacionamento com o seu público.
Os métodos para integrar processos
A integração de processos exige pleno conhecimento sobre a empresa e todas as suas atividades. Assim, é possível ter mais clareza sobre as operações que o hotel realiza e como elas podem facilitar a gestão por completo. Além disso, é preciso contar com o auxílio de algumas ferramentas que facilitam o cruzamento e a disponibilidade das informações existentes.
Para implantar a integração de processos, o ideal é que sejam seguidos alguns passos, como os listados abaixo.
1. Identificação das atividades
Para isso, basta que você separe os tipos de atividade e também o que é operacionalizado dentro de cada uma deles. Veja um exemplo:
- manutenção do negócio (RH, administrativo, compras, comunicação, financeiro…);
- serviços oferecidos (recepção, atendimento, limpeza, alimentação, entretenimento…);
- relacionamento com o cliente (pós-vendas, programas de fidelidade, promoções…).
2. Mapeamento dos processos
Depois de reconhecer as atividades existentes, é preciso mapear os processos dentro de cada uma delas, listando os pontos mais importantes. Para facilitar, você pode usar a seguinte sequência:
- Quais são as ações necessárias para cada atividade?
- Qual é o intervalo de tempo em que elas precisam ser executadas?
- Quem são os responsáveis pela execução?
- Quais são os objetivos desse processo?
- Qual é o contexto desse processo na organização?
3. Adoção de um software de integração
Os softwares de gestão hoteleira, ou de integração de processos, são programas computacionais que reúnem todas as informações utilizadas pelos setores e as disponibilizam para a melhor execução das atividades. Em geral, eles:
- aumentam a confiabilidade das informações;
- facilitam a visualização dos dados (através de dashboards);
- tornam os processos mais ágeis;
- otimizam as atividades;
- reduzem a incidência de erros;
- diminuem os custos e as perdas;
- eliminam boa parte da burocracia;
- reduzem o tempo de espera do cliente.
Além dos sistemas mais robustos de integração de processos, ainda existem outros recursos simples, que podem melhorar a comunicação e as atividades da empresa, como:
- presença nas redes sociais;
- reservas on-line;
- e-mails periódicos;
- sites informativos;
- participação na internet.
Vale lembrar que a integração de processos só será efetiva a partir da utilização de ferramentas que auxiliem na praticidade de sua retroalimentação. Portanto, tanto a adoção de softwares quanto o uso de outras ferramentas são essenciais para manter simples e acessíveis todas as mudanças incorporadas ao hotel.
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