A chamada revolução digital mudou de uma vez por todas a forma como nos comunicamos, consumimos e, é claro, o modo como fazemos negócios. Os parâmetros da busca pela excelência na prestação de serviços foram significativamente elevados, acirrando a concorrência e fazendo com que o cliente ficasse cada vez mais exigente.
O mercado hoteleiro talvez tenha sido um dos que mais sofreu influência do avanço tecnológico. Isso acontece não apenas porque a chegada da internet mudou completamente o jogo, mas também porque todo hotel que se preze deve ter um sistema eficiente de gestão da informação para que possa atender bem seus hóspedes.
Com isso em mente, preparamos um artigo com tudo o que você precisa saber sobre como um bom software de gestão hoteleira pode ajudar na gestão do seu negócio e por que nenhum hotel, pousada ou hostel, independentemente do tamanho, deveria abrir mão dessas vantagens. Confira a seguir!
Software de gestão hoteleira: um investimento para o futuro
Uma coisa não mudou desde que o mundo é mundo: o empresário deve saber bem o que se espera dele. O primeiro capítulo do manual do empreendedor é, portanto, oferecer um produto que corresponda ao desejo do cliente (ou, com muito custo, tentar moldar o desejo do cliente para se encaixar com o seu produto, criando novos padrões de consumo).
A grande sacada do empreendedor no século 21, porém, não é saber apenas o que se espera dele, mas o quanto se espera dele. E a resposta para essa indagação é: “muito”. Espera-se muito do fornecedor de serviços! E a tendência é que essas exigências aumentem ainda mais com o passar do tempo e com a criação de novas tecnologias.
Qualidade do serviço prestado
Vamos tirar a prova dos nove? Pensemos na seguinte situação hipotética: o hóspede, ao fazer sua reserva, solicita expressamente que sua família seja alocada em um quarto para não fumantes e, ao chegar em sua acomodação, é recepcionado pelo odor desagradável do tabaco.
O que antigamente poderia ser considerado como um ligeiro contratempo um aborrecimento leve, hoje é visto como sintoma de um serviço de péssima qualidade e pode dar origem a complicações bem mais graves. O cliente além de nunca mais voltar, pode fazer uma avaliação ruim do serviço nas redes sociais e em sites especializados.
Redução do risco de demandas judiciais
Pensemos em outra situação hipotética: ao fazer a reserva, o cliente observa que o hotel oferece uma piscina para seus hóspedes. Ao chegar nas instalações, vem a descobrir que a piscina está em manutenção.
O que, há alguns anos, talvez pudesse ser resolvido informalmente com a concessão de um vale ou brinde, hoje pode acabar virando um longo e dispendioso processo judicial no Juizado Especial Cível (o chamado juizado de pequenas causas).
Assim, a empresa pode vir a ser condenada a pagar pesadas indenizações a título de dano moral por ter frustrado as férias de seu hóspede. É importante notar que tudo isso poderia ser evitado com um método eficiente de fazer a informação chegar rapidamente ao consumidor e aos vendedores internos e externos.
Eficiência tributária
Não é apenas o cliente que espera mais e melhor do hotel nesses tempos modernos. Se a tecnologia tem sido uma grande aliada das empresas na iniciativa privada, o Poder Público também não ficou para trás. A Receita Federal e também os órgãos estaduais e municipais de Fazenda têm investido muito em tecnologia com a finalidade de modernizar a arrecadação e a fiscalização, bem como reduzir a sonegação de impostos.
Com isso, já se exige das empresas que transmitam informações em tempo real para o sistema da Receita, para que ela possa cruzar dados e fazer a fiscalização tributária. É indiscutível que o envio manual de cada nota fiscal, por exemplo, inviabiliza completamente o bom funcionamento da empresa no plano operacional, daí a necessidade de um software de gestão que integre o processo de vendas, emissão de nota fiscal e prestação de contas ao fisco.
Além disso, o envio manual de informações para o sistema da Receita aumenta em muito a possibilidade de falhas humanas, o que pode gerar inconsistências nas declarações prestadas e colocar a empresa numa situação em que se sujeita a ser autuada de ter de arcar com multas.
Equipe bem gerida e motivada
Além de trazer benefícios para os clientes e para a gestão fiscal nas transações da empresa, um sistema de gestão especializado para o setor também beneficia seus colaboradores. Isso acontece porque seus funcionários terão um ambiente bem mais organizado para trabalhar, podendo fazer muito mais pelo hóspede com muito menos esforço e tempo. Como consequência, não terão de lidar com clientes impacientes e contrariados.
Por outro lado, os colaboradores também sentem na pele a eficiência de um software de gestão porque também dependem dele para terem computadas as suas horas extras, para que possam agendar suas férias com antecedência etc.
Segurança
Outro fator que faz com que as soluções digitais em gestão hoteleira seja um item de primeira necessidade na administração de um hotel diz respeito à segurança das informações. Com a utilização do software você pode garantir, através de um sistema de chaves de acesso, que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos dados. Pode, ainda, criar uma hierarquia, segundo a qual alguns funcionários tenham acesso a algumas informações, mas não a outras.
Agilidade e Disponibilidade da informação
Já pensou poder consultar relatórios de desempenho do seu negócio em tempo real durante uma reunião com seus sócios? Ou, ainda, consultar a disponibilidade de acomodações, em tempo real durante um almoço com um cliente importante a partir do seu celular, tablet ou qualquer outro dispositivo conectado à internet?
Revolucione a sua gestão!
Por fim, não poderíamos deixar de salientar que um bom software de gestão hoteleira é uma excelente pedida também para a própria gestão do hotel, hostel ou pousada. Com ele é possível acessar de forma fácil e rápida informações relevantes para calçar o administrador no momento da tomada de decisões importantes para o negócio, através de relatórios gerenciais, gráficos de desempenho, movimentação do caixa da empresa e muitas outras ferramentas.
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